UNIT PEMATUHAN SYARIAH
JAKESS telah mewujudkan Unit Pematuhan Syariah (UPS) dengan fungsi-fungsinya seperti berikut:
- Memastikan keakuran secara berterusan mengikut keperluan syariah dalam organisasi;
- Memantau pelaksanaan keperluan syariah; dan
- Melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai perkara syariah termasuk ketidakpatuhan syariah.
Nilai-Nilai Organisasi
- JAKESS menerapkan nilai-nilai murni sebagai teras perkhidmatan sebagaimana yang didokumentasikan di dalam Manual Kualiti dan Pelan Strategik Jabatan.
- Nilai-nilai organisasi iaitu Benar, Amanah dan Bersyukur perlu dipantau dan diukur tahap penghayatannya serta pelaksanaanya di JAKESS.
- Tanggungjawab UPS untuk membuat Soal Selidik Nilai-nilai Murni Jabatan sebanyak sekali setahun (kaji selidik SPAN). Hasil kajian tersebut akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Objektif Kualiti Syariah
- Memastikan semua Pegawai dan Kakitangan Jabatan menghadiri program latihan yang berkaitan Pendidikan Islam sekurang-kurangnya dua hari dalam setahun.
- Maklum balas kepada pelanggan terhadap aduan akan dimaklumkan dalam tempoh 15 hari bekerja.
Titik Kawalan Syariah
JAKESS mewujudkan Prosedur Titik Kawalan Syariah bagi memenuhi keperluan MS 1900:2014. Prosedur Titik Kawalan Syariah ini diwujudkan bertujuan untuk mengenalpasti semua proses utama dan sokongan yang berkaitan dengan penghasilan perkhidmatan oleh JAKESS adalah memenuhi keperluan Syariah. Selain itu, ia juga menjadi bukti komitmen dan keseriusan JAKESS melaksanakan patuh syariah dalam perkhidmatan yang diberikan.
Amalan-amalan Titik Kawalan Syariah yang digariskan JAKESS seperti berikut:
Titik Kawalan Syariah
- Mengoptimumkan tempoh waktu bekerja untuk menyelesaikan tugas. (Manual Kualiti)
- Membuat hebahan berkenaan kewajipan pembayaran zakat pendapatan kepada kakitangan. (Manual Kualiti)
- Penggunaan Skim KWSP patuh Syariah bagi pegawai yang membuat potongan KWSP. (Manual Kualiti)
- Petugas kaunter hendaklah menentukan Mahkamah yang berbidang kuasa (al-wilayah) sebelum kes didaftarkan. (PK-JAKESS-01 Prosedur Pengurusan Pendaftaran Kes)
- Kes hendaklah disebut dalam tempoh 19 hari selepas didaftarkan. (PK-JAKESS-02 Prosedur Pengurusan Penjadualan kes)
- Mahkamah hendaklah bersidang pada waktu yang ditetapkan. (PK-JAKESS-03 & PK-JAKESS-04 Prosedur Pengurusan Perbicaraan Kes Mal dan Jenayah)
- Alasan Penghakiman dan nota bicara hendaklah disediakan dalam tempoh lapan minggu selepas Notis Rayuan difailkan. (PK-JAKESS-05 Prosedur Pengurusan Rayuan)
- Draf perintah hendaklah disediakan dalam tempoh yang telah ditetapkan. (PK-JAKESS-07 Prosedur Pengurusan Keputusan Kes)
- Penjagaan dan pemeliharaan kemuliaan dan kesucian Ayat-ayat Al-Quran. (PK-JAKESS(S)-01 Prosedur Kawalan Data)
- Penjagaan dan pemeliharaan kemuliaan dan kesucian Ayat-ayat Al-Quran. (PK-JAKESS(S)-02 Prosedur Kawalan Rekod Kualiti)
- Memastikan catatan, penilaian juruaudit serta temuan dan rumusan auditan disiapkan pada hari akhir auditan. (PK-JAKESS(S)-03 Prosedur Audit Dalam)
- Melaksanakan pembetulan dan pencegahan yang berkesan bagi ketidakakuran dan ketidakpatuhan yang dipenuhi. (PK-JAKESS(S)-04 Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan)
- Kajian Analisa hendaklah dibuat pada kadar yang sesuai apabila bilangan ketidakakuran mencapai bilangan 50 kali. (PK-JAKESS (S)-05 Prosedur Kawalan Perkhidmatan yang Tidak Memenuhi Keperluan)
- Jadual giliran bertugas di Kaunter Khidmat Pelanggan hendaklah disediakan. (PK-JAKESS(S)-06 Prosedur Pengurusan Kaunter Pentadbiran dan Perundangan)
- Jadual giliran bertugas yang telah disediakan hendaklah dipatuhi. (PK-JAKESS(S)-06 Prosedur Pengurusan Kaunter Pentadbiran dan Perundangan)
- Memastikan pelanggan mematuhi etika berpakaian dan penampilan yang sesuai dengan kod etika pakaian jabatan. (PK-JAKESS(S)-06 Prosedur Pengurusan Kaunter Pentadbiran dan Perundangan)
- Pegawai Khidmat Pelanggan yang bertugas hendaklah beretika ketika melayan pelanggan yang berurusan di kaunter khidmat pelanggan. (PK-JAKESS(S)-06 Prosedur Pengurusan Kaunter Pentadbiran dan Perundangan)
- Menetapkan lokasi kursus/latihan yang mempunyai pengiktirafan sijil halal oleh JAKIM. (PK-JAKESS (S)-07-Prosedur Pembangunan dan Pengurusan Latihan)
- Semua kakitangan yang hadir ke kursus akan dinilai dari segi keberkesanannya selepas 3 bulan dalam tempoh 4 minggu selepas borang diedarkan. (PK-JAKESS(S)-07 Prosedur Pembangunan dan Pengurusan Latihan)
- Buku Perkhidmatan Kerajaan dan HRMIS Pegawai/ Kakitangan sentiasa dikemaskini, dikawal dan dipelihara secara teratur. (PK-JAKESS(S)-08 Prosedur Buku Perkhidmatan Kerajaan)
- Kontrak perjanjian bekalan, perkhidmatan dan kerja hendaklah sentiasa dipantau kesempurnaannya. Klausa-klausanya yang mana ianya melibatkan ikatan perjanjian di antara kerajaan dan pihak kontraktor. Mesti disiapkan dalam tempoh yang segera bagi memudahkan urusan pembayaran kontrak tersebut. (PK-JAKESS(S)-09 Prosedur Perolehan)
- Kontrak Kawalan Keselamatan dan Pembersihan Bangunan & Penyelenggaraan Landskap hendaklah diinsuranskan dengan Polisi Insurans yang berlandaskan Islamik (Takaful). (PK-JAKESS(S)-09 Prosedur Perolehan)
- Pengawal Keselamatan lelaki yang bertugas pada hari Jumaat hendaklah digantikan dengan Pengawal keselamatan wanita ketika solat Jumaat supaya Pengawal Keselamatan lelaki dapat menunaikan solat Jumaat pada hari Jumaat tersebut. (PK-JAKESS(S)-09 Prosedur Perolehan)
- Harta Modal yang diterima hendaklah ditandatangani oleh pengguna selepas penerimaan. (PK-JAKESS(S)-10 Prosedur Aset Alih Kerajaan)
- Penerimaan bayaran, pengeluaran resit, penyediaan Penyata Pemungut hendaklah dibuat dengan teliti dan amanah. (PK-JAKESS(S)-11 Prosedur Pengurusan Kutipan Hasil)
- Memasukkan pungutan hasil ke bank. (PK-JAKESS(S)-11 Prosedur Pengurusan Kutipan Hasil)
- Memberikan maklum balas kepada pelanggan terhadap aduan dalam tempoh yang ditetapkan. (PK-JAKESS(S)-12 Prosedur Pengendalian Aduan Pelanggan dan Maklum Balas Pelanggan)
- Memberikan akuan penerimaan aduan kepada pengadu terhadap aduan yang telah dilaporkan dalam tempoh yang ditetapkan. (PK-JAKESS(S)-12 Prosedur Pengendalian Aduan Pelanggan dan Maklum Balas Pelanggan)
- Menjalankan siasatan terhadap aduan yang telah dilaporkan dalam tempoh yang ditetapkan. (PK-JAKESS(S)-12 Prosedur Pengendalian Aduan Pelanggan dan Maklum Balas Pelanggan)
- Penggunaan stok (peralatan pejabat, kartrij, alatulis dan lain-lain) secara berhemah. (PK-JAKESS(S)-13 Prosedur Pengurusan Stor Kerajaan)